Planilha de controle de mensalidade: modelo pronto

Todo mês a cena se repete. Você abre o extrato, abre a conversa do WhatsApp, tenta lembrar se o responsável da Helena pagou na semana passada — e no fim ainda fica com a dúvida de estar cobrando alguém que já pagou.

Abaixo tem uma planilha pronta para baixar, o passo a passo para montar a sua do zero, os três erros que fazem o número mentir e, no fim, o que nenhuma planilha faz por você.

Baixe a planilha de controle de mensalidade

Baixar a planilha de controle de mensalidade (.xlsx)

Sem formulário, sem e-mail, sem versão capada. É o arquivo inteiro, com as fórmulas abertas para você mexer. Abre no Excel e no LibreOffice, e dá para importar no Google Planilhas.

São quatro abas:

• Instruções — como usar, em meia tela.
• Alunos — o cadastro. Uma linha por aluno: nome, responsável que paga, WhatsApp, plano, valor e dia do vencimento.
• Controle — a grade do ano, uma coluna por mês. Em cada célula você marca Pago, Em aberto ou Em atraso, e o nome e o valor vêm sozinhos da aba Alunos.
• Resumo — soma tudo mês a mês: previsto, recebido, falta receber e o percentual recebido. Você não preenche nada ali.

Ela vem preenchida com uma escola de música inventada, para você ver as fórmulas funcionando antes de apagar. Nenhum nome ali é real — apague os exemplos antes de colocar os seus.

As colunas que importam

Seis colunas de cadastro e uma marcação por mês. É menos do que parece, e cada uma existe por um motivo.

E uma coluna que quase todo mundo cria e depois se arrepende: anotação livre de conversa. Do tipo "disse que paga sexta", "mandou áudio", "vou falar com ela na aula". A informação envelhece em dois dias e a coluna vira um diário que ninguém lê. Se precisar anotar, anote o combinado, não o histórico: "vencimento passou para o dia 15".

Também não coloque na planilha o que você não guardaria num arquivo que pode ser compartilhado por engano. Endereço, CPF, documento e dado de cartão não têm o que fazer ali — a planilha de mensalidade acaba indo por WhatsApp para o contador, para o sócio, e uma hora para a pessoa errada.

Como montar a sua do zero

Se preferir fazer a sua em vez de usar a pronta, é este o caminho:

1. Crie a aba de alunos com as seis colunas da tabela acima. Uma linha por aluno, sempre. Dois irmãos são duas linhas com o mesmo responsável e o mesmo WhatsApp.
2. Crie a aba de controle com os alunos nas linhas e os doze meses nas colunas.
3. Puxe o nome e o valor por fórmula, em vez de digitar de novo. Na planilha pronta, a coluna de valor da aba Controle é =IF(Alunos!A4="",0,Alunos!E4). Valor digitado em dois lugares diverge no primeiro reajuste.
4. Trave o status numa lista (Dados → Validação de dados) com Pago, Em aberto e Em atraso. Sem isso aparece "pago", "PG", "pagou" e "ok" na mesma coluna, e nenhuma fórmula soma isso.
5. Some o mês com SUMPRODUCT, não somando célula por célula. O recebido de janeiro é SUMPRODUCT((C4:C33="Pago")*B4:B33): multiplica o valor de cada aluno por 1 quando o mês está pago e por 0 quando não está.
6. Salve uma cópia por ano. Doze meses cabem numa aba; três anos, não. E o ano passado precisa continuar existindo do jeito que estava.

Leva uma tarde. É por isso que a planilha pronta está aqui em cima.

Três erros que fazem a planilha mentir

Errar a planilha é pior do que não ter planilha, porque o número errado passa confiança.

1. Repetir o valor do plano em dois lugares

Você digita R$ 260 na aba de alunos e R$ 260 na grade do mês. Em janeiro dá certo. No primeiro reajuste, você corrige um dos dois — e a partir dali o total do ano está errado, sem nada na tela indicando isso. Valor mora em um lugar só; o resto é fórmula.

2. Marcar "Em aberto" o mês de quem trancou

Aluno que saiu em agosto não está devendo agosto: ele não foi cobrado. Se o mês fica como em aberto, o previsto do mês sobe junto e você passa setembro atrás de um dinheiro que nunca existiu. Mês sem cobrança fica em branco — é o que mantém o previsto honesto.

3. Uma linha por responsável quando são dois irmãos

Parece economia de linha e é perda de controle: quando um dos dois tranca, ou quando um tem desconto e o outro não, a linha única não sabe responder. Uma linha por aluno, o mesmo responsável nas duas — e duas cobranças no mês, que é o que de fato acontece.

Quando a planilha basta

Ela basta mais vezes do que quem vende software gosta de admitir. Se você tem poucos alunos, a maioria paga em dia, os vencimentos estão concentrados em um ou dois dias do mês e você já tem o hábito de conferir o extrato numa hora fixa da semana — a planilha dá conta, e trocar por qualquer outra coisa agora é resolver um problema que você ainda não tem.

Se é o seu caso, baixe a planilha lá em cima e feche esta página. Ela é sua, funcionando, sem contrapartida.

Onde a planilha para de servir

O incômodo raramente aparece na planilha. Aparece do lado de fora dela, em três pontos:

• Ela não manda a cobrança. Quem copia a chave Pix, escreve a mensagem e manda é você, aluno por aluno, todo mês. A planilha só registra o que você já fez.
• Ela não sabe quem pagou. Ela sabe o que você digitou depois de abrir o extrato, conferir nome por nome e voltar. Enquanto você não faz isso, a coluna do mês é um palpite.
• Ela não está no celular às 21h. Quando o responsável pergunta quanto ficou e se já entrou, você está no sofá — e a resposta está num arquivo no computador da escola.

A conta que interessa aqui não é uma média de mercado, é a sua. Conte quantos alunos você cobra por mês. Multiplique pelos minutos que leva copiar a chave, escrever a mensagem, esperar, conferir o extrato e voltar para anotar na planilha.

O resultado é o quanto você paga, todo mês, para pedir um dinheiro que já é seu. Some os meses do ano se quiser piorar o seu dia.

Passado certo ponto, o problema deixa de ser organização e passa a ser envio. Nenhuma coluna nova resolve isso, porque não é falta de informação: é trabalho manual repetido.

O que muda quando o envio deixa de ser seu

O Bentuko faz exatamente a parte que a planilha não faz. Você cadastra o aluno com o plano, o valor e o dia do vencimento uma vez; ele gera a cobrança, manda o QR Code Pix pelo WhatsApp e por e-mail e marca como paga sozinho, em segundos, quando o responsável paga. A aba "Em atraso" mostra quem ficou para trás sem filtro de mês, e irmãos com o mesmo responsável entram como duas cobranças, do jeito certo. Sem mensalidade — você só paga quando o aluno paga.

Escrevemos com mais detalhe sobre a rotina de cada modalidade em escolas de música, escolas de dança e ballet, cursinhos e reforço escolar e escolas esportivas. E a planilha continua sua, com ou sem a gente.